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如何提高工作效率:少发邮件多办事儿

来源:job.srtong.com   发布日期:2014-10-7 15:06:48   发布人: 小小   浏览次数: 2444
      你是否曾经有过这样的感觉:好像你所有的时间都浪费在检查邮件上了?这样说有点夸张,邮件不可能占据你所有的时间,但是研究显示,我们每天28%的时间都被用在检查邮件上。这意味着,每周13个小时,每年650个小时的时间,我们都是在收件箱中度过的。
 
  我们中绝大部分人的工作,都不是检查邮件,因此每天不断的检查邮件,会让我们从主要工作中分心,从而导致工作效率降低。例如你是一位应用开发人员,经过一个上午的调试之后,你终于找到了应用的漏洞。就在此时,伴随着邮件客户端清脆悦耳的声音,新邮件到了。你打开收件箱,用2分钟浏览了这份邮件。当你要再去解决先前的问题的时候,你突然发现自己难以集中注意力,或是彻底忘了那个漏洞在哪里。遇到这样的事情,谁会不痛苦呢?

  事实上,在工作的时候需要不断的浏览和回复电子邮件,往往搞的我们在工作的时候疲惫不堪。但是其实我们完全可以不理会邮件的侵扰,让工作变得更顺畅。

  电子邮件和工作效率

  《纽约时报》作者Chuck Klosterman将电子邮件比做僵尸袭击——你不断的杀死前来的僵尸,但是他们却无穷无尽,更多的僵尸继续向你涌来。虽然电子邮件不会像僵尸一样吃掉你的脑子,但是它确实会让你感觉自己无法完全掌握自己的生活。研究显示:

  员工每3分钟就会从当前正在做的工作中分心一次,造成员工分心的原因大多是由电子邮件引起的。

  当收件箱中出现大量新邮件的时候,我们会产生失控的感觉。

  很多人不敢使用电子邮件过滤器或是其他工具帮助我们管理电子邮件,因为我们害怕错过重要的电子邮件,或是怕自己被隔绝在交际圈之外。

  电子邮件成为了导致我们在工作中不幸福和分心的根源。

  来自芝加哥大学和微软的研究者决定找出电子邮件是如何干扰我们的日常工作的,他们监测员工的计算机使用情况、工作效率和他们正在处理的任务。  

    假如你正在进行一项主要的工作任务,例如撰写工作报告。就在你进行到一半的时候,突然新邮件提醒响起,你收到了一封新邮件(提醒声音本身就会转移员工的注意力,打扰思考进度)。相信所有人都曾有过这样的经历。

  研究人员发现,每被电子邮件打扰一次,人们就需要花费平均9分30秒的时间,而这仅仅是处理电子邮件的时间。在处理完邮件之后,员工如果要将注意力转回到此前正在处理的任务,则需要额外花费16分钟的时间。这是很长的一段时间,如果在处理一项主要任务时,先后收到两封邮件,这意味着我们将损失30分钟的时间。要知道,一天的法定工作时间也仅仅为8小时,也就是16个30分钟。

  电子邮件不仅仅会降低我们在工作时的效率,它还会增加我们的工作压力,甚至影响工作时的人际关系。

  研究指出:电子邮件会降低同事之间的互动程度,让我们无法获得真正的人与人之间的互动,从而影响人际关系。
 
  如果不让员工在工作时间使用电子邮件,这些问题能不能迎刃而解?为了解决这个疑问,研究人员组织了另一次研究。

  来自加利福尼亚州大学的研究人员跟踪了13名负责处理信息的员工。这项研究会监测员工的电脑行为和压力指标,并且还会与员工进行面谈,向他们提出一系列问题。这次研究的目的旨在了解如果员工不能在上班时间使用电子邮件,他们将如何利用时间。
 
  研究人员Mark Voida指出:“在不使用电子邮件的情况下,这些员工能够将精力更长时间的放在首要任务上。他们处理多任务的时间更少,压力也更小。”   我需要特别指出的是,在以上两次研究中,参与者均为主要工作不是处理电子邮件的员工。而在实际企业中,一些员工的主要工作就是处理电子邮件,例如行政人员和客户服务人员,因此这两个研究的结果不适用于这些员工。

  这两个研究的重点是,我们需要在工作中将精力放在那些首要的工作任务上,而尽量忽略电子邮件等让我们分心、降低快乐感并降低工作效率的事情。我们在工作中的核心是,无论你从事那种工作,都应该让你的首要任务处理变得顺畅。